اتوماسیون اداری و دبیرخانه

نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند یک سیستم جامع جهت مکانیزه کردن فرایند های سازمان, گردش مکاتبات سازمانی، بایگانی و مدیریت اسناد سازمان می باشد. این سیستم مبتنی بر تکنولوژی متن باز LAMP و مستقل از سکو است.
قابلیت های فراوان سیستم های گردش مکاتبات باعث شده است تا سیستم های بسیاری در کشور تولید گردد. هر کدام از این سیستم ها توانایی ها و ضعف هایی دارند. بسیاری از سیستم ها تنها مبتنی بر بسترها و یا سیستم عامل های خاص نظیر ویندوز هستند که ضعف بسیار بزرگی بویژه برای سازمان های دولتی و یا شبه تولید محسوب می گردد. محدود بودن به سیستم عامل ویندوز و عدم امکان استقرار برروی سیستم عامل امنی نظیر لینوکس، در دراز مدت می تواند مخاطرات فراوانی را برای سازمان ها، بویژه سازمان های با مقیاس کاری بالا در پی داشته باشد. دسته ای دیگر از این سیستم ها بدلیل عدم استفاده از تکنولوژی هایی نظیر آژاکس، تنها برای سازمان های با حجم کاری پایین مناسب بوده و به هیچ عنوان قابلیت استفاده در سازمان های بزرگ با حجم گردش مکاتبات بالا را ندارند. در تحلیل و طراحی دسته ای دیگر از سیستم ها هم نیازمندیهای مختلف سازمان درست دیده نشده است. بهمین دلیل پس از استقرار این سیستم و بروز نیازمندی های جدید، سازمان با مشکلات فراوانی روبرو شده بطوری که بجای کاهش هزینه ها، ضررهای زیادی به سازمان وارد می گردد. پشتیبانی به موقع در محل نیز یکی از ضروریات سیستم هایی با این مقیاس می باشد. انتخاب درست سیستم گردش مکاتبات می تواند تاثیر بسزایی در کاهش یا افزایش هزینه ها و بهره وری سازمان داشته باشد.

ویژگی های اتوماسیون اداری پیوند

1- دسته بندی نامه ها در سه دسته داخلی، صادره و وارده
2- پیاده سازی فرایند امضای نامه و امکان امضا با قفل سخت افزاری
3- امکان تعریف انواع عملیات خودکار مانند نیابت, ارجاع خودکار و ...
4- امکان دسته بندی نامه ها در قالب نامه های در دست اقدام, آماده امضاء , بایگانی شخصی و ...
5- جستجو بر روی نامه ها بر اساس انواع اطلاعات و جستجوی پیشرفته
6- تعریف انواع الگوهای چاپ و انواع الگوهای نامه
7- امکان تبادل اطلاعات بین سازمانی با استفاده از استاندارد ECE
8- امکان طبقه بندی مکاتبات در 3 سطح محرمانه، عادی و سری
9- امکان تعریف انواع دبیرخانه
10- امکان قرار دادن جانشین در هنگام مرخصی